Imagem capa - CONHEÇA O RISCO DE PLANEJAR E NÃO REALIZAR por Karolini Bride
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CONHEÇA O RISCO DE PLANEJAR E NÃO REALIZAR

Começo de ano é sempre igual, vemos uma infinidade de pessoas com seus planners e colocando toda a vida em ordem, eu também faço isso, mas no começo desse ano resolvi me planejar de uma forma que, desde o primeiro dia do ano eu começasse a colocar em prática tudo que estava planejando.


Realizar um bom planejamento do projeto é um fator crucial para o seu sucesso. Mas o que é um projeto bem sucedido? Itens como não perder de vista o orçamento, prazo, entregar os benefícios propostos e atender às expectativas dos clientes e de outros stakeholders são preponderantes para que seja considerado assim.


Um bom plano do projeto é fundamental para alcançar esses objetivos. Porém, é comum encontrarmos situações em que o excesso de preciosismo no detalhamento do cronograma e outros planos acaba atrapalhando mais do que ajudando. Isso é especialmente mais importante nos projetos mais simples do seu portfólio, em que tipicamente temos menos recursos para manter os planos atualizados.


Vejo que por muitas vezes sentamos em dezembro/janeiro, planejamos inúmeras coisas, escrevemos em nossos planners cheio de páginas de organização, motivação, adesivos e tabelas e ali elas ficam. Nos empenhamos tanto em escrever que esquecemos de montar estratégias, analisar no que precisamos crescer, quais caminhos percorrer, que conexões criar, em qual porta bater e também quais portas fechar. Esperamos que a mágica aconteça através de um pedaço de papel e muitas vezes terminamos o ano apenas relendo tudo que planejamos e passamos esses desejos para um novo planner, esperando a mágica novamente.


Entenda que o problema não é ter um planner, não é o ritual em escrever, eu adoro, mas em achar que as coisas vão acontecer sozinhas. Use seu planner /agenda toda, não tenha dó de escrever nas páginas, de desenhar, de traçar metas, se organize, mas aja, entre de cabeça nesses sonhos. Comece com um passo, coloque no papel o que deseja, planeje como vai caminhar por esse caminho de conquista, levante, ande nem que seja um passo de cada vez, não permita que nada nem ninguém te impeça e alcance cada objetivo, vamos terminar o ano usando nosso planner como um memorial de um ano onde não só escrevemos, mas vivemos cada linha escrita.


Como manter o planejamento simples e efetivo


Agora que já conhecemos os problemas que podem ser ocasionados pelo excesso de detalhamento do plano do projeto, vamos entender algumas formas de acertar no planejamento.


A ideia geral deve estar comunicada


É fundamental que o plano do projeto comunique de maneira clara a visão geral do projeto para as partes interessadas:


A que o projeto se propõe? Quais os principais benefícios a serem buscados? Que indicadores medirão o seu sucesso?


Quais as entregas mais relevantes?


Serão contratados fornecedores para executar alguma parte do projeto?


Quais são os custos mais impactantes?


Existem riscos que valham a pena ser considerados? Caso positivo, que ações devem ser feitas para mitigá-los?


Quais as pessoas mais importantes a serem envolvidas para a execução do projeto e para a tomada de decisão?


Essas perguntas devem estar objetivamente respondidas.


Atualmente, é comum a utilização de modelos de Canvas para organizar sucintamente os principais pontos do plano do projeto. O sucesso por trás desses métodos é exatamente a simplicidade e efetividade da comunicação com os envolvidos, tendo a visão macro do projeto.


O cronograma deve ser gerenciável


O nível de detalhes do cronograma nem sempre precisa entrar na operação de cada hora de atividade. Além de inviabilizar a sua atualização, isso também limita a criatividade e a capacidade de inovação.


Em primeiro lugar, é essencial que as atividades que produzem as principais entregas estejam bem definidas e com um responsável claramente atribuído. Isso evita que o projeto deixe de gerar os seus principais benefícios e facilita encontrar, quando necessário, as pessoas relevantes para cada entrega.


Uma outra regra importante é associar o nível de detalhamento das atividades à frequência de reuniões de acompanhamento e tomada de decisão no projeto. Assim, por exemplo, se o projeto terá reuniões mensais de controle, é importante que as atividades não tenham mais do que um mês de duração. Caso contrário, eventualmente passariam de duas reuniões de acompanhamento para avaliar se a tarefa está atrasada, o que pode significar uma decisão tomada tardiamente.


Priorizar conforme importância e recursos disponíveis


Em um portfólio de projetos, tipicamente haverá alguns mais complexos e outros mais simples, alguns mais relevantes e outros de menor importância. Assim, é importante que os projetos sejam priorizados de forma que os principais sejam gerenciados de maneira mais próxima e os demais sejam monitorados de forma macro.


Além disso, é fundamental se adequar aos recursos disponíveis. Se o projeto é muito grande e há uma equipe relevante destacada especificamente para ele, faz sentido criar planos mais detalhados, pois eles provavelmente serão mantidos atualizados. Por outro lado, se o projeto não tem uma equipe focada e terá que disputar alocação de recursos com os processos de rotina, é melhor optar por uma gestão mais simples e objetiva. Nesse caso, o bom é inimigo do ótimo!


Preparar-se para o aprendizado e mudanças


Pela própria característica de gerar resultados exclusivos, há muitas incertezas no início de cada projeto. Assim, durante o seu andamento, vamos aprendendo com a empreitada e descobrindo as melhores alternativas para atingir o sucesso pretendido.


Por isso, é muito importante que os planos sejam produzidos de maneira a estarem abertos às mudanças e detalhamentos progressivos. Isso certamente gerará menos resistência às alterações que certamente serão necessárias e, com isso, produzirá melhores resultados para o projeto.


Vimos assim que elaborar um plano de projeto é um fator crucial para seu sucesso. Porém, é importante não gastar um tempo excessivo ou criar um planejamento complexo demais pois isso pode levar a uma mão contrária, gerando problemas de comunicação, atrasos e dificuldades em sua execução.


O gerenciamento de projetos deve zelar pela simplicidade e objetividade, procurando fazer o uso de ferramentas que levarão a uma boa comunicação, facilitando o entendimento dos planos e aumentando o engajamento dos envolvidos para produzir o sucesso esperado.


Quem sabe seu planner/ diário/planejamento se torne um livro de memórias, vitórias e ensinamentos para tantos outros. Você é muito mais do que imagina, bora começar!